Microsoft 365

Marche à suivre

1. Vous devez avoir accès à un ordinateur et à votre cellulaire.
2. Si vous n’avez pas de cellulaire, svp écrire un courriel à lazone@cegepdrummond.ca
3. Prendre connaissance de la procédure de configuration
   1. Procédure de configuration en vidéo (Voir plus bas)
   2. Procédure de configuration en texte
4. Effectuer la procédure de configuration de l’authentification multifactorielle.

L’équipe de la Zone numérique est disponible pour vous assister, les coordonnées et l’horaire d’ouverture sont sur la page d’accueil de La Zone numérique.

https://www.youtube.com/watch?v=QWkvlPXH8rI?rel=0

Problèmes potentiels lors de la configuration de l’AMF

Selon l’expérience que nous avons avec la mise en place de l’AMF, voici les problèmes courant que nous avons rencontré chez les utilisateurs.

• NOUVEAU CELLULAIRE: idéalement, il faut configurer l’AMF sur le nouvel appareil avant de se débarrasser de l’ancien car ce dernier est nécessaire pour valider votre identité lors de la configuration sur le nouvel appareil. Si vous n’avez pas accès à l’ancien appareil, il faut écrire à lazone@cegepdrummond.ca pour que l’équipe technique puisse vous indiquer quoi faire pour la suite.  réinitialiser la configuration de l’AMF sur votre ancien appareil. Une fois fait, vous pouvez recommencer la procédure avec votre nouvel appareil.
• CELLULAIRE OUBLIÉ ou indisponible temporairement: il faut écrire à lazone@cegepdrummond.ca pour obtenir un code d’accès temporaire. Il faut fermer le navigateur Web, et le rouvrir et se reconnecter une fois que vous avez reçu le code temporaire.
• Tenter de configurer l’AMF à partir de son appareil mobile: il est préférable d’ouvrir le lien amf.cegepdrummond.ca à partir de l’ordinateur.
• Se lancer sans consulter la procédure exacte en vidéo ou texte: certains détails échappent à ceux et celles qui se lancent à l’aveugle.
• Ne pas télécharger la bonne application d’authentification. Il faut absolument et uniquement Microsoft authenticator
• Tenter de numériser le code QR de jumelage à partir de l’appareil photo: il faut le faire à partir de l’application Microsoft authenticator
• Ne pas se connecter avec son courriel du Cégep: il ne faut pas utiliser de courriel personnel pour appliquer la procédure. Ton courriel du cégep est prenom.nom@etu.cegepdrummond.ca Si ça ne fonctionne pas, essaie d’ajouter un 2 au bout de ton nom. Ton courriel est créé selon ton inscription au cégep, tel que ton nom apparaît dans le haut de la page d’accueil Omnivox

L’authentification multifactorielle (AMF) c’est quoi?

L’accès à vos données et votre compte du cégep est protégé par votre mot de passe. Afin d’augmenter le niveau de sécurité de vos données, nous devons mettre en place un deuxième facteur d’authentification lors de la connexion à votre compte. Ceci permet de valider votre identité, à intervalles réguliers, lorsque vous vous connectez à des services protégés par mot de passe à l’aide d’un appareil personnel. Il ne sera pas nécessaire sur les appareils du cégep.

Il faut donc 2 éléments pour accéder aux services Microsoft 365 : votre identifiant et mot de passe ainsi qu’une validation à l’aide d’un appareil que vous possédez.

C’est pour qui?

OBLIGATOIRE pour tous les usagers des systèmes informatiques du cégep doivent utiliser l’AMF.

Comment se fait l’AMF ?

Lorsque vous vous connecterez à votre compte Microsoft 365, la validation de votre identité se fera avec une deuxième étape sur votre cellulaire à l’aide de l’application mobile Microsoft Authenticator.

Il faut uniquement approuver la connexion si vous en êtes à l’origine.

Vous changez de cellulaire ? Il faut contacter la Zone numérique pour faire réinitialiser votre configuration AMF.

Si on tente d’utiliser deux comptes Office différents dans la même session d’usager Windows partagée, il est possible qu’il y ait des conflits lors de la connexion ou l’utilisation d’un logiciel Office comme Teams par exemple.

Afin de limiter les problèmes, voici ce qui est suggéré:

• Si un ancien compte Office 365 n’est plus utilisé, il serait important de le déconnecter de tous les logiciels de l’ordinateur. On va dans: Menu démarrer- Paramètres-Comptes scolaire ou professionnel-On déconnecte le compte en question.

• Si vous devez utiliser les deux comptes, on peut utiliser des navigateurs Web différents : Ex : Edge pour être connecté dans un compte et Chrome pour se connecter dans l’autre.
  On peut aussi utiliser une fenêtre de navigation privée pour se connecter dans un autre compte et éviter les conflits.
• Si vous voulez utiliser le logiciel Teams plutôt que la version Web, il faut absolument y connecter le bon compte avant de lancer le cours à distance.
• Ultimement, une autre façon d’éviter les conflits si vous avez 2 comptes, serait d’utiliser 2 sessions Windows différentes en créant des usagers différents pour que chacun ait un espace dédié et libre d’y connecter son compte Office 365 sans créer de conflit. Voir l’aide de Microsoft pour créer un compte. 

Avec ton compte Office 365 du Cégep, tu as la possibilité d’installer Office gratuitement sur 5 de tes appareils personnels. Clique sur le bouton Installer Office dans la page d’accueil d’Office 365 tel qu’illustré dans la capsule ici:

Tu peux aussi installer toutes les applications de Microsoft sur ton appareil mobile et te connecter à l’aide de ton courriel du Cégep. iOS ou Androïd

Consulte l’aide de Microsoft sur le téléchargement et l’installation d’Office.

Tu peux aussi installer toutes les applications de Microsoft sur ton appareil mobile et te connecter à l’aide de ton compte (courriel) du Cégep.

Tu trouveras les applications Microsoft ici: iOS ou Androïd

Consulte la page Optimisation du cellulaire pour les liens sur chaque application.

Créer une discussion de groupe à partir du clavardage

1. Accéder au Clavardage de Teams
2. Créer une nouvelle discussion
3. Ajouter les collaborateurs
4. Composer un message
5. Cliquer Envoyer
6. Démarrer une réunion avec la vidéo (Voir la page Teams pour plus de détails)
7. Partager un document dans l’espace fichier de la discussion pour collaborer
   Cliquer sur Fichiers
8. Cliquer Partager
9. Verser un fichier au choix
10. Le document apparaît dans la liste.
    Tous peuvent l’ouvrir pour y collaborer.
11. Afficher les options au besoin

Selon les consignes de l’enseignant, il est possible d’utiliser un canal de l’équipe Teams du cours pour compléter un travail collaboratif. L’idée est d’utiliser le canal pour échanger et tenir une réunion en vidéo et l’espace fichier pour collaborer dans le même document.

1. Dans Teams, cliquer sur Équipe
2. Accéder à l’équipe du cours ou autre.
3. Accéder au canal qui vous est attitré
4. Dans l’onglet Publication
5. Cliquer Démarrer une discussion
6. Taper le message
7. Envoyer
8. Démarrer une réunion vidéo au besoin
9. Onglet Fichiers
10. Nouveau +
11. Choisir le type de fichier
12. Ouvrir le document pour collaborer en équipe.

Voir la section OneDrive du site.